طرح مستند اتوماسیون اداری
مقدمه
مستند حاضر يكي از مجموعه مستندات داخلي محصول اتوماسيون اداري تحت وب است كه با هدف آشنايي و افزايش توانايي و اطلاعات كارشناسان فروش با اين محصول و انتقال اين اطلاعات به مشتريان تهيه شده است.
هدف اين مستند ارائه يك ديد كامل از سيستم و همچنين اعلام دستاوردهايي است كه هر بخش از سيستم براي سازمان مشتري كه اغلب سازمان‌هايي بزرگ و پيچيده‌اند، به همراه دارد.
این مقدمه به عنوان يكي از مستندات سيستم اتوماسيون اداري با هدف انتقال مفاهيم تحليلي سيستم به كليه كاربران و كارشناساني كه به نوعي با سيستم ارتباط دارند ، به رشته تحرير در آمده است.مطالعه اين مستند به عنوان پيش نياز كليه مستندات سيستم اتوماسيون اداري تحت وب شما را در دريافت بهتر از مفاهيم تحليلي كاركرد سيستم ياري خواهد كرد.اگرچه اين مستند مي‌تواند در انتقال توانايي‌هاي عملكردي سيستم و ويژگي‌هاي آن به سازمان مشتري قبل و بعد از خريد سيستم اتوماسيون اداري كمك قابل توجهي كند.
نرم‌افزار اتوماسيون اداري ابزاري است كه به شايستگي مي‌تواند پاسخگوي بخشهاي عمده‌اي از اين نياز مديران باشد و با حذف كاغذ از سازوكار اداري، زمينه صرفه‌جويي در زمان و بر طرف كردن مشكلات ناشي از به كارگيري شيوه‌هاي قديمي نظام اداري در سازمانها را فراهم آورد.
مشكلات موجود در نظام اداري سازمان‌هاي قديم عبارتند از:
- زمانبر بودن ارسال و توزيع مكاتبات در درون سازمان
- پراكندگي جغرافيايي واحدهاي سازماني
- آگاهي نداشتن از پست‌ها و وظايف نيروي انساني
- نبود نظارت بر نظام اداري سازمان و عملكرد افراد
- نبود يك بانك اطلاعاتي كارآمد از افراد و سازمان‌هاي مرتبط
- مشكلات رويارويي امور اداري و نامهها در سازمان
- امكان به فراموشي سپردن اقدامات مربوط به نامههاي اداري
- مشكلات رسيدگي به نامههاي انباشته شده
- انتظار طولاني براي دريافت پاسخ امور ارجاع شده
- مشكلات كنترل دسترسي نيروي انساني به اسناد و نامهها
- مشكلات دسترسي به نامهها و اسناد گذشته
- حجيم بودن بايگاني مكاتبات ونامه‌هاي اداري
سيستم اتوماسيون اداري به عنوان يك تحول نه تنها به جريان گردش كار سرعت مي‌بخشد، بلكه با جمع‌آوري اطلاعات مربوط به فعاليت‌ها و طبقهبندي آنها، پايگاه اطلاعاتي قابل اتكايي براي تصميم‌گيري فراهم مي‌كند.
هدف:
اهداف پياده‌سازي سيستم اتوماسيون اداري:
اهداف پياده‌سازي و به كارگيري سيستم اتوماسيون اداري را ميتوان به صورت زير برشمرد:
- افزايش سرعت و دقت در پاسخگويي به مراجعان و صرفه‌جويي در زمان آنان
- عدم نيازي به مراجعه حضوري براي ارايه نامه و پيگيري پاسخ آن
- دسترسي به نامهها و كارتابل از هر نقطه جغرافيايي
- سامان‌دهي و بهينه‌سازي گردش مكاتبات در سازمان
- استانداردسازي فرآيندهاي گردش مكاتبات
- به حداقل رساندن مكاتبات كاغذي در داخل و خارج از سازمان
- ايجاد روش‌هاي صحيح و استاندارد گردش كارها در سازمان و پيگيري بهبود مستمر آنها
- دسترسي سريع به مكاتبات بايگاني شده
- افزايش كارآيي كاركنان از طريق فراهم آوردن امكان سنجش و اندازه‌گيري فعاليت‌ها
- امكان اقدام همزمان بر روي يك مكاتبه در سازمان
- جلوگيري از ثبت چندباره مكاتبات در دبيرخانه‌هاي مختلف سازمان
جايگاه سيستم اتوماسيون اداري در سازمانها:
امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمانها و موسسات با استفاده از سيستم‌هاي مطلوب ارتباطات و مكاتبات به كلي متحول شده است و فرآيندهاي كند و زمانبر اداري ديگر پذيرفتني نيستند. به همين جهت است كه هم‌اكنون مديران موفق، به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبري خود بسيار بها مي‌دهند و مي‌كوشند به هر ترتيب، راهكارهاي كارآمدي را براي صرفه‌جويي زمان و كارايي روش‌ها در سازمان خود بيابند.این طرح را می توان درکلیه ادارات و ارگانها اعم از دانشگاهها ، موسسات دولتی ، سازمانها،شرکتهاو سایر ادارات اجرا نمود.
موارد استفاده گروه كارشناسان و مديران از سيستم اتوماسيون اداري به شرح زير است :
- ايجاد نامه صادره و عمليات مرتبط با نامه
- ايجاد نامه داخلي و عمليات مرتبط با نامه
- بررسي نامههاي داخل كارتابل
- ارجاع كارهاي موجود در كارتابل و عمليات مرتبط با ارجاع
- مديريت پروندههاي كارتابل
- تفويض اختيار به ساير كاربران
- قوانين كارتابل
- كنترل كارتابل
- گزارشات
توانايي‌های لازم برای کاربران جهت استفاده از سيستم:
· آشنايی کاربران با گردش مکاتبات اداری
· آشنايی کلی با رايانه و نحوه کاربری آن
· آشنايی با مرورگر وب و نحوه استفاده از آن
آشنايی کلی با internet و web Applicationها
تعاریف:
امكانات اصلي سيستم اتوماسيون اداري به بخشهاي كلي زير تقسيم مي‌شوند:
· امكانات پايه‌اي
· امكانات عملياتي
· امكانات مديريتي
· امكانات گزارش‌گيري
· گيشه سازماني
امكانات پايه‌اي سيستم اتوماسيون اداري
اين امكانات براي استقرار سيستم و تعيين برخي از الگوها و روال‌هاي استفاده از سيستم مورد استفاده قرار مي‌گيرند. دقت در استفاده از امكانات اين بخش تاثير بسزايي در رسيدن به اهداف استقرار سيستم اتوماسيون اداري در سازمان دارد.
در ادامه به شرح كاركردهاي اصلي امكانات پايه‌اي سيستم و دستاوردهاي اين امكانات در سازمانها اشاره ميشود.
o وجود بانك اشخاص و موسسات
o وجود امكان طبقهبندي اشخاص و موسسات بر اساس نيازهاي طبقهبندي سازمان
o امكان تعريف عناوين اشخاص و موسسات و استفاده از آنها در زمان معرفي اشخاص و موسسات در سيستم
o ايجاد ارتباط بين اشخاص و موسسات و تعريف سمت اشخاص در موسسه و همچنين امكان مشخص كردن اعضاء هر موسسه
o تعريف موقعيت‌هاي جغرافيايي و استفاده از آنها در آدرس اشخاص و موسسات
· ويژگي امكان اشخاص و موسسات
o بانك اطلاعاتي مطمئن و يكپارچه از اشخاص و موسسات كه امكان استفاده در قسمت‌هاي مختلف سيستم را دارد.
o نمايش درختي و تعريف واحدها و پستهاي سازماني بر اساس چارت سازماني و ارتباط بين آنها
o ثبت و نگهداري اطلاعات كاركنان سازمان و پست سازماني آنها
o ثبت و نگهداري سوابق واحدها، پست‌ها و تغييرات ساختار سازماني
o ثبت و نگهداري امضاهاي مختلف كاركنان
o امكان انتقال كارتابل كاركنان پيش از خاتمه پست آنان
· ويژگي ساختار سازماني
o نمايي مشخص از ساختار سازماني و جايگاه كاركنان در سازمان را ارائه مي‌كند.
o تعريف كاربراني كه مجاز به امضاي نامههاي اداري هستند و استفاده از نمونه امضاي آنها در نامهها
دراين قسمت اطلاعات كاربران سيستم و حقوق دسترسي آنان ثبت و نگهداري ميگردد. در ادامه به شرح كاركردهاي اصلي امكانات مديريت سيستم و ويژگي‌هاي اين امكانات در سازمانها اشاره ميشود.
o تعريف كاربران سيستم و انتساب كاربران به گروه‌هاي كاربري
· ويژگي اطلاعات كاربران
o تعيين استفاده‌كنندگان از سيستم و كنترل ورود آنان به سيستم
o امكان اعلام كلمه عبور كاربران به آدرس پست الكترونيكي آنان
o تعيين نمايش صفحه تغيير كلمه عبور براي كاربران در اولين ورود آنان به سيستم
o تعريف سرپرست براي بخشهاي مختلف سيستم و تعيين جايگزين براي هر سرپرست
· ويژگي اطلاعات سرپرستان
o سرپرستي سيستم به صورت توزيع شده و اطمينان از وجود جانشين براي سرپرستان. به اين ترتيب امكان تفكيك سرپرستي بخشهاي پايه‌اي و مديريتي، از سرپرستي بخشهاي مكاتباتي سيستم وجود خواهد داشت. همچنين امكان سرپرستي دبيرخانه‌هاي مختلف سازمان به صورت مجزا و مستقل وجود دارد.
o تعريف گروه‌هاي كاربري و مشخص كردن اعضاي هر گروه
· ويژگي گروه‌هاي كاربري
o سهولت در اعطاي حقوق دسترسي به كاربران با استفاده از گروه كاربران
o درك ساده‌تر حقوق دسترسي تعلق گرفته به كاربر با عضويت وي در گروه‌ها
o امكان عضو كردن يك گروه كاربري در گروه ديگر به منظور ارث‌بري حقوق دسترسي
o تعريف حقوق دسترسي از دو روش كاربران به منابع ومنبع به كاربران
o تعريف حقوق دسترسي در سطح داده‌‌هاي اطلاعاتي نامه، مدرك، پويش، دورنويس، دفاتر دبيرخانه، رزرو شماره نامه، ثبت نامه در بايگاني و كنترل كارتابل
o امكان محدود كردن كاربر به استفاده از سيستم در محدوده زماني مشخص
o تعريف حقوق دسترسي در سطوح كاربر، گروه كاربران،(شخص- پست) و پست
· ويژگي حقوق دسترسي
o امكان تعيين حقوق دسترسي از دو مسير، جهت تعيين حقوق دسترسي كاربراني كه به يك منبع دسترسي دارند و تعيين حقوق دسترسي يك كاربر به منابع سيستم
o امكان تعيين حقوق دسترسي در سطح داده باعث افزايش امنيت منابع داراي اهميت بالا ميگردد.
o حقوق دسترسي با توجه به 4 سطح "كاربر"، "گروه كاربران"، "شخص- پست" و "پست" مي‌تواند اعطا شود كه در پياده‌سازي الگوي امنيت اطلاعات بسيار تاثيرگذار است.
o شكل‌گيري حقوق دسترسي يك كاربر با توجه به حقوق دسترسي پست، (شخص-پست)، كاربر و گروه كاربري كه در آن عضو مي‌باشد.
امكانات اصلي مكاتبات سيستم اتوماسيون اداري در اين بخش قرار دارند. اين امكانات شامل كارتابل، ارجاع، ثبت نامه و مدرك، ارسال و دريافت دورنويس، پويش نامهها، مدارك و استفاده از پرونده شخصي است. در ادامه به شرح كاركردهاي اصلي قسمت عمليات و ويژگي‌هاي آنها در سازمانها اشاره ميشود.
كارتابل سيستم اتوماسيون اداري به عنوان ابزاري براي دريافت و مديريت ارجاع‌ها استفاده ميشود. پياده‌سازي كارتابل در قالب پروندههاي اصلي "جاري"، "پيگيري"، "يادداشت‌شده" و "حذف شده" مديريت قابل انعطافي را براي طبقهبندي ارجاع‌ها مهيا مي‌كند.
ارجاع در سيستم اتوماسيون اداري اعلام كاري است كه مي‌بايست توسط كاركنان انجام گردد كه حاوي اطلاعات: فرستنده، گيرنده، رونوشت‌گيرنده، موضوع، تاريخ مشاهده، فوريت، طبقهبندي اطلاعاتي، نوع ارجاع، خلاصه و اطلاعات پيگيري مي‌باشد.
در كارتابل به صورت پيش‌فرض ارجاع‌هاي هفته آخر نمايش داده مي‌شوند با اين وجود كاربر مي‌تواند محدوده زماني مورد نظر خود را براي مشاهده ارجاع‌ها تعيين نمايد.
· ويژگي‌هاي كارتابل به طور خلاصه عبارتند از:
o امكان تعريف پروندههاي جديد در بخش مديريت پروندههاي كارتابل به عنوان زير مجموعه پروندههاي اصلي كارتابل
o امكان مرتب سازي بر اساس بعضي از مقادير اطلاعاتي ارجاع و همچنين گروه‌بندي آنها بر اساس فرستنده، موضوع و نوع ارجاع
o امكان قرار دادن ارجاع در پرونده دلخواه و تغيير پرونده ارجاع
o امكان الصاق فايل، نامه و مدرك همراه ارجاع
o استفاده از انواع ارجاع جهت پيروي از يك الگوي گردش مكاتبات در سازمان و كنترل ارجاع‌ها
o امكان فراخواني ارجاع ارسال شده از دريافت‌كننده ارجاع
o امكان پاسخ به ارجاع و ارسال ارجاع مرتبط
o خاتمه ارجاع در پايان مراحل گردش
o امكان ثبت ارجاع در پرونده يادداشت شده و ارسال آن در زمان مناسب
o امكان مشاهده چرخه گردش ارجاع در سازمان
o امكان تعيين وضعيت ارجاع بر روي ارجاع جهت اطلاع فرستنده
o مشاهده تاريخچه تغيير وضعيت در كارتابل
o تعيين موضوع ارجاع، نوع ارجاع، خصوصي بودن ارجاع و اطلاعات پيگيري به تفكيك هر گيرنده
o جستجوي ارجاع‌ها در كارتابل با تعيين مقدارهاي اطلاعاتي ارجاع
o تعيين قوانين كارتابل به منظور دريافت ارجاع‌ها در پروندههاي مشخص شده
o كنترل كارتابل ساير كاركنان سازمان با توجه به دسترسي داده شده براي اين منظور
o تفويض اختيار پروندههاي كارتابل به ديگر كاربران سازمان با تعيين محدوده زماني و تعيين دسترسي‌هاي جانشين به محتواي پرونده تفويض شده
در بخش نامه كاربران مي‌توانند فهرست نامههاي وارده، صادره و داخلي را بر حسب حقوق دسترسي خود مشاهده كنند. در اين فهرست امكان مرتب‌سازي بر اساس بعضي از فيلدهاي اطلاعاتي نامهها وجود دارد. علاوه بر آن، امكان دسته‌بندي ليست نامهها بر اساس نوع نامه نيز وجود دارد.
ثبت انواع نامههاي جديد نيز در اين بخش انجام مي‌پذيرد. براي تهيه و ثبت انواع نامه امكانات تقريبا مشابهي در نظر گرفته شده است اگر چه امكانات اختصاصي براي نامه وارده يا صادره وجود دارد مانند امكان امضاي نامه براي نامه صادره و داخلي.
در فهرست نامهها به صورت پيش‌فرض نامههاي ثبت شده در روز جاري نمايش داده مي‌شوند با اين وجود كاربر مي‌تواند محدوده زماني مورد نظر خود را براي مشاهده نامهها تعيين نمايد.
· ويژگي‌هاي بخش نامه به طور خلاصه عبارتند از:
o تعيين امضاكننده براي نامههاي صادره و داخلي
o تعيين گيرندگان اصلي، گيرندگان رونوشت و پيگيري‌كننده براي نامههاي صادره و داخلي
o تعيين فرستنده، گيرنده اصلي، گيرنده رونوشت و ارجاع نامه وارده
o تعيين شيوه دريافت و ارسال نامه
o استفاده از موضوع‌هاي پرتكرار شخصي يا عمومي تعريف شده و يا تعريف موضوع جديد براي نامهها
o تعيين كليد واژه براي نامهها به منظور دسته‌بندي كلي آنها
o تعيين فوريت انجام نامهها
o تعيين طبقهبندي اطلاعاتي نامهها و كنترل دسترسي نامهها بر اين اساس
o چاپ نامه صادره به تفكيك گيرندگان (ويژه آيين‌نامه‌ها، دعوتنامه‌ها و غيره)
o انتخاب دفتر مناسب براي ثبت نامه توسط سيستم با توجه به مقدار آيتم‌هاي اطلاعاتي دبيرخانه، فوريت، طبقهبندي اطلاعاتي و زبان نامه مشخص شده در نامه
o مشاهده چرخه ارجاع‌هاي نامه در سازمان
o امكان انتخاب امضاء توسط امضاء‌كننده نامه
o توزيع نامه در داخل سازمان به كارتابل كاركنان
o ثبت مقابل نامه وارده با يك نامه صادره و بالعكس
o استفاده از الگوي متن موجود در سيستم براي نامههاي صادره و داخلي
o امكان ارسال اطلاعات نامه مانند نمونه امضاي امضاكننده، نام و پست امضاكننده، تاريخ و شماره نامه به داخل متن نامه با استفاده از الگوي متن
o چاپ رسيد براي نامه وارده
o امكان بايگاني نامه از درون فرم نامه
o كنترل ورود و خروج مكاتبات و رديابي محل فيزيكي مكاتبات در گردش
o الصاق متن نامه از انواع "فايل سيستم"، "پويش"، "دورنويس" و "الگو"
o الصاق مدرك همراه نامه
o مجزا بودن عمليات امضا و ثبت انديكاتور مانند سيستم دستي
o تمايز نامههاي داراي متن و بدون متن در فهرست نامهها
o امكان انتخاب بيش از يك امضاء‌كننده براي نامه و تمايز امضاء‌كننده اصلي از ساير امضاء‌كنندگان
o ثبت اطلاعات سوابق عطف و پيرو نامه
o امكان ابطال انديكاتور نامه و همچنين برگشت از ابطال
o نمايش كد نامه در سيستم
o امكان ارسال و پيگيري نامه از طريق گيشه سازماني
جهت جلوگيري از مراجعه ارباب رجوعان به سازمان از گيشه مكاتبات استفاده مي شود همچنين سازمانها مي توانند از طريق اين ابزار با يكديگر مكاتبه نمايند.
· ثبت فرم از انواع مختلف خاص هر سازمان به عنوان مثال فرم استخدام يا مناقصه
· ثبت نامه و مكاتبه با سازمان از طريق سايت گيشه مكاتبات بدون مراجعه به سازمان
· پيگيري نامه هاي ثبت شده در سازمان از طريق گيشه مكاتبات
جهت پاسخگويي سريعتر به نيازهاي ارباب رجوع و بررسي درخواستهاي ثبت شده آنها همچنين در يافت يا ارسال نامه ها بين دو سازمان از گيشه استفاده مي شود.
· برررسي فرم هاي ثبت شده از طريق گيشه سازماني و ثبت نامه يا ارسال آنها از طريق ارجاع در سازمان
· بررسي و مديريت نامه هاي ارسالي به گيشه ساير سازمانها از طريق گيشه
ابزار پويش به منظور تصوير برداري از نامهها و مستندات و به گردش درآوردن آنها در سيستم استفاده ميشود.
-
ويژگي پويش
o تعريف مركزهاي پويش روي سرور
o تعريف دسترسي هر كاربر به فهرست پويش‌هاي واحد مربوطه با استفاده از مفهوم مركزهاي پويش
o پويش از متن نامههاي وارده روي ايستگاه كاري بدون نياز به برقراري ارتباط با سرور و ارسال يكباره آنها به مركز مجاز روي سرور
o دستيابي به متن‌هاي پويش شده در مناطق مختلف جغرافيايي (با استفاده از مركزهاي پويش)
o امكان ثبت نامه وارده، نامه صادره و مدرك از پويش انجام شده
ابزار دورنويس براي دريافت و ارسال دورنويس در نقاط جغرافيايي مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
- ويژگي دورنويس
o عدم نياز به ارتباط با سرور در هنگام دريافت يا ارسال دورنويس
o تعريف مركزهاي دورنويس روي سرور
o تعريف دسترسي هر كاربر به فهرست دورنويس‌هاي ارسالي و فهرست دورنويس‌هاي دريافتي واحد مربوطه با استفاده از مفهوم مركز دورنويس
o دريافت دورنويس توسط ايستگاه كاري و ارسال آن به مركز دورنويس مجاز روي سرور
o نگهداري كليه دورنويس‌هاي ارسالي از سازمان روي سرور
o دستيابي به متن‌هاي دورنويس در مناطق مختلف جغرافيايي از طريق مركزهاي دورنويس
o امكان ثبت نامه وارده، نامه صادره و مدرك از دورنويس دريافتي
o نمايش وضعيت و خطاهاي رخ داده در زمان ارسال دورنويس
o ثبت اطلاعات و مشخصات مستندات و... به عنوان مدرك بر اساس انواع مدرك تعريف شده در اطلاعات پايه
o امكان بايگاني و گردش مدرك به عنوان جزئي از نامه يا ارجاع درون سيستم اتوماسيون اداري
-
ويژگي امكان مدرك
o امكان نگهداري اسناد و گردش آنها در بخشهاي مختلف سازمان به عنوان يك مرجع
o امكان ثبت مدرك مستقل از نامه
o تعريف بايگاني شخصي توسط كاربران براي بايگاني نامهها
o امكان به اشتراك‌گذاري پروندههاي شخصي براي ساير كاربران سيستم با توجه به دسترسي‌هاي مشاهده نامهها
- ويژگي مديريت پروندههاي شخصي
o تدارك يك بايگاني دفتري كه قابليت استفاده مشترك از آن توسط گروهي از كاربران وجود دارد و هر كاربر مي‌تواند پرونده خود را با در نظر گرفتن حقوق دسترسي مورد نظر در اختيار ساير كاربران قرار دهد.
مراجع:
در آئین نامه اتوماسیون اداری قوانین و ضوابطی به ثبت رسیده که نحوه دسترسی به آن در زمان راه اندازی این برنامه در هر سازمان آموزش داده می شود و یک برنامه پشتیبانی روزانه از کارهای روزمره در این برنامه تهیه خواهد شد ، لذا هر سازمان یا اداره ای که این طرح را خریداری می نماید می بایستی یک قرارداد با شرکت منعقد نماید که در زمان ایراد و اشکال و هر گونه تغییرات، با شرکت هماهنگی نماید . در غیر این صورت رفع ایرادات احتمالی از تعهدات شرکت خارج می باشد.
· مشتری سرور را در سايت خود نگهداری می‌کند و عمليات اداره نرم‌افزار و سخت‌افزار را بعهده می‌گيرد.
بصورت ASP : مشتری شماره حسابی را دريافت كرده و از سيستم استفاده می‌کند. سرورها در سايت جای مي‌گيرند و نگهداری آنها بعهده شرکت خواهد بود. اين روش برای کاهش هزينه استفاده از نرم‌افزار در سازمانهای کوچک مناسب است.
خلاصه:
ورود به سيستم اتوماسيون اداري تحت وب :
براي استفاده از سيستم اتوماسيون اداري اولين گام ورود به سيستم است.ممكن است شما از طريق شبكه محلي بخواهيد وارد سيستم شويد.همچنين ممكن است بخواهيد از طريق شبكه اينترنت وارد سيستم شويد.در هر يك از اين حالت روش ورود به سيستم مي‌تواند متفاوت باشد.آدرس ورود به سيستم اتوماسيون اداري را ميتوانيد از مسئول سيستم دريافت كنيد.
1- روي آيكون Start كليك كنيد.
2- روي گزينه مربوط به Internet Explorer كليك كنيد
3- در كادر آدرس مسير مربوط به سيستم[1] را با استفاده از صفحه كليد تايپ كنيد و سپس دكمه Enter صفحه كليد را بزنيد.پنجره ورود به سيستم اتوماسيون اداري تحت وب نمايش داده ميشود.
4- در كادر نام كاربري ، نام كاربري خود را با استفاده از صفحه كليد تايپ كنيد.
5- در كادر كلمه عبور ، كلمه عبور خود را با استفاده از صفحه كليد تايپ كنيد.
6- دكمه Enter از صفحه كليد را بزنيد تا وارد صفحه اصلي سيستم اتوماسيون اداري تحت وب شويد.
تغيير كلمه عبور:
ورود به ليست نامهها :
براي انجام فعاليت‌هايي كه مربوط به نامه هستند مانند مشاهده نامه ،ايجاد نامه جديد بايد وارد ليست نامه شويد.ليست نامهها در برگه عمليات سيستم اتوماسيون اداري قرار دارد.
مرتب سازي ليست نامهها :
براي سهولت بازيابي نامهها در ليست نامهها ميتوان ليست را بر اساس آيتم‌هاي اطلاعاتي تاريخ ثبت در دفتر،شماره ثبت در دفتر،نوع نامه، موضوع نامه،تاريخ نامه و شماره نامه مرتب كرد.
ايجاد نامه صادره و نامه داخلي جديد :
براي تهيه يك نامه صادره و نامه داخلي جديد به دو روش امكان درخواست نمايش مشخصات نامه صادره و نامه داخلي را داريد.
روش اول :
1- براي ايجاد نامه صادره جديد گزينه نامه صادره را از منوي اصلي سيستم انتخاب كنيد .
2- براي ايجاد نامه داخلي جديد گزينه نامه داخلي را از منوي اصلي سيستم انتخاب كنيد .
روش دوم :
در فهرست نامه ها بر روي گزينه نامه صادره جديد براي نامه صادره و بر روي گزينه نامه داخلي جديد براي ايجاد نامه داخلي كليك كنيد.
مشخصات نامه صادره شامل موضوع نامه ،امضاكننده نامه،گيرنده نامه و ساير آيتم‌هاي اطلاعاتي است.ورود اطلاعات برخي از آيتم‌هاي اطلاعاتي مانند موضوع نامه و گيرنده اجباري است كه اين موضوع با ستاره نشان داده شده است و ورود اطلاعات برخي از آنها مانند رونوشت اختياري است.
نامههاي صادره و داخلي پس از تهيه مشخصات و متن نامه، قبل از ارسال براي گيرنده بايد توسط افرادي كه داراي مجوز امضاي نامه هستند امضا شود.امضا كننده نامه در مرحله ايجاد نامه بايد مشخص شود.نامه بايد يك امضا كننده اصلي داشته باشد.همچنين نامه مي‌تواند يك يا چند امضا كننده فرعي نيز داشته باشد.
نامه صادره و داخلي پس از تهيه،امضا و ثبت انديكاتور در سازمان براي گيرنده داخل سازمان يا گيرنده خارج از سازمان ارسال ميشود.
پس از ورود اطلاعات مربوط به امضاكننده نامه،گيرنده نامه،رونوشت گيرنده و پيگيري كننده اكنون بايد ساير اطلاعات مربوط به مشخصات نامه وارد شود،اگرچه براي ورود اطلاعات نامهها در سيستم اولويتي وجود ندارد و شما ميتوانيد براي تهيه نامه به ترتيب دلخواه اطلاعات را وارد كنيد.
الصاق متن نامه صادره و داخلي :
در سيستم اتوماسيون اداري نامه در دو مرحله تهيه ميشود.بخش اول تكميل مشخصات نامه است.بخش دوم مربوط به ورود متن نامه در داخل سيستم اتوماسيون اداري است.براي الصاق متن نامههاي صادره و داخلي مي‌توانيدپس از تهيه فايل متن نامه در خارج برنامه، مراحل زير را براي الصاق آن به مشخصات نامه مربوطه در سيستم اتوماسيون مراحل زير را طي كنيد.
6- مسير و نام فايل تايپ شده مربوط به نامه صادره را وارد كنيد.
7- روي دكمه Open كليك كنيد تا فايل تايپ شده انتخاب شود.
- پس از انتخاب تمامي فايل‌ها روي دكمه تاييد كليك كنيد.
استفاده از الگوي متن :
در صورتيكه الگوي انتخابي شما، با استفاده از ويراستار پيش فرض سيستم نباشد شما ميتوانيد فايل مورد نظر خود را از روي ايستگاه كاري انتخاب نماييد .
تعيين سوابق نامه :
در مواردي نامههاي جديد ثبت شده در سيستم داراي سابقه‌اي در سازمان هستند.به عنوان مثال ممكن است نامه ايجاد شده در پاسخ به يك نامه وارده به سازمان باشد.براي نمايش اين نوع ارتباط بين نامهها در سيستم اتوماسيون اداري از ابزار تعيين سوابق نامه استفاده ميشود.
قرار دادن نامه در پرونده شخصي :
امضاي نامه :
براي اعلام موافقت نهايي يا به عبارتي جهت تاييد نهايي نامه صادره و داخلي بايستي افرادي كه مجوز امضاي نامه را دارند و براي آنها در سيستم امضا تعريف شده باشد ، نامه را امضا كنند.
ارجاع نامه صادره:
بعد از ثبت مشخصات نامه امكان الصاق آن به ارجاع و ارسال آن در داخل سازمان خود را خواهيد داشت.
هنگام ارجاع نامه در ليست دريافت كنندگان ارجاع ابتدا محتواي كتابچه آدرس به شما نمايش داده ميشود.
اطلاعات وارد شده در اين قسمت براي كليه انواع گيرندگان مي باشد و به صورت پيش فرض براي آنها نمايش داده ميشود .در صورتيكه اطلاعات اين قسمت وارد نشود مقدار تهي براي آنها درنظر گرفته خواهد شد
*پس از تكميل اطلاعات ارجاع، براي ارسال ارجاع روي دكمه ارسال كليك كنيد.
اضافه كردن فايل به ارجاع :
براي اضافه كردن نامه، در فرم ارجاع در بخش نشان داده شده مراحل زير را طي كنيد.
3- مسير فايل مورد نظر را انتخاب كنيد.
4- فايل مورد نظر را انتخاب كنيد.
5-روي دكمه Open كليك كنيد.
مشاهده كارهاي جاري در كارتابل :
براي مشاهده نامههاي ارسال شده براي شما، ميتوانيد از امكان كارتابل استفاده كنيد.كارتابل به چهار پرونده اصلي تقسيم شده است.پرونده كارهاي جاري،براي كارهاي جديد كه هنوز مشاهده نشده‌اند و كارهايي كه در دست اقدام هستند.پرونده پيگيري براي كارهايي كه براي ديگران ارسال كرده‌ايد و پيگير نتايج اقدامات انجام شده بر روي آن هستيد.پرونده يادداشت شده كه براي نگهداري كارهايي است كه در حال تكميل دستور اقدام گيرنده كار برروي آنها هستيم و براي ارسال آماده نيستند و پرونده حذف شده براي كارهايي كه براي ديگران ارسال كرده‌ايد و نيازي به پيگيري آنها از اقدام كننده نداريد و يا ارجاعات از شما به سايرين كه نيازي به پيگيري آنها نداشته‌ايد. تاييد را انتخاب نماييد.
مشاهده نامه ارجاع شده :
ارجاعات مي‌توانند داراي نامه همراه باشند.همچنين يك ارجاع مي‌تواند داراي فايل يا مدرك به همراه خود باشد.براي انجام عملي روي ارجاع دريافت شده، پيوست همراه ارجاع بايد توسط اقدام كننده بررسي شود.
ارسال پاسخ براي ارجاع :
در صورتيكه پس از مشاهده و بررسي ارجاع نياز به ارسال پاسخ به فرستنده ارجاع باشد ميتوانيد در فرم ارجاع پاسخي را بدون ثبت ارجاع جديد براي فرستنده ارسال كنيد.
ارسال ارجاع مرتبط با ارجاع دريافتي :
نامهها براي انجام كار روي آنها بايد در سازمان چرخه گردشي را طي كنند و از كاربري به كاربر ديگر ارسال يا ارجاع شوند. با كليك روي گزينه موضوع ارجاع در كارتابل ، فرم ارجاع در پايين كارتابل نمايش داده مي شود.
تغيير وضعيت ارجاع :
بعد از دريافت ارجاع در داخل كارتابل براي اعلام اقدامات انجام شده بر روي ارجاع قبل از ارسال آن به كاربر بعدي از طريق گزينه وضعيت در فرم ارجاع مي توانيد فرستنده را در جريان كارهاي خود قرار دهيد.
تعريف قوانين كارتابل بر روي پرونده هاي كارتابل :
براي راحتي كار مي توانيد براي ارجاعات دريافتي خود در كارتابل قوانين تعريف كنيد، به اين ترتيب ارجاعات دريافتي شما بر اساس قوانين تعريف شده در پرونده از پيش تعريف شده خود مي نشينند و براي رسيدگي به كارهاي موجود در كارتابل خود بر اساس طبقه بندي پرونده هاي كارتابلتان راحتر تر ميتوانيد به كارهاي خود رسيدگي كنيد.
قرار دادن كارهاي درون كارتابل در پرونده :
براي دسترسي بهتر به ارجاعات، ميتوانيد آنها را در پروندههاي مناسب در كارتابل قرار دهيد. (به صورت دستي)
تفويض اختيار :
با استفاده از امكان تفويض اختيار شما ميتوانيد انجام بخشي از وظايف محوله از كارتابل را به ساير كاربران بسپاريد.در هنگام تفويض اختيار شما ميتوانيد ارجاعات يك يا چند پرونده را در اختيار كاربر مورد نظر قرار دهيد و وي با استفاده از اختيارات و حقوق دسترسي شما به انجام كارهاي درون پرونده‌ها مي‌پردازد.
كنترل كارتابل :
براي كنترل كارتابل افراد زير دست خود مي توانيد با انتخاب كارتابل شخص پست مورد نظر كليه پرونده هاي كارتابل او را به صورت فقط خواندني مشاهده كنيد.
ويرايش :
براي ويرايش يك ركورد از فهرست توجه داشته باشيد كه در مقابل هر ركوردي كه امكان ويرايش آن وجود داشته باشد، گزينه نمايش داده مي شود كه با كليك بر روي آن فرم به حالت قابل ويرايش نمايش داده شده و بعداز اعمال تغييرات مورد نظر گزينه ثبت را انتخاب نماييد به اين ترتيب اطلاعات ويرايش شده و به فهرست باز ميگردد.
موقعیت
موقعیت کاری:
در این روش موقعیت های کاری خوبی جهت جلوگیری از(اتلاف زمان، هزینه ها، نیرو، و...) در هرسازمان ایجاد می گردد به عنوان مثال: در یک دانشگاه یک دانشجو جهت دریافت نامه گواهی اشتغال به تحصیل دیگرلازم نیست که تمام وقت خود را جهت تحویل ، پی گیری امضاء، نوشتن متن و اخذ امضاء گواهی درخواستی خود اتلاف نماید. بدینوسیله با این سیستم دانشجو درخواست کتبی خود را به قسمت امور اداری دانشگاه محل تحصیل تحویل می نمایدوکاربرامور اداری نامه دانشجو را از طریق اتوماسیون اداری جهت روئیت به کارتابل رئیس دانشگاه ارسال می نماید و رئیس نظر خود را در مورد تأیید نامه در قسمت توضیحات اتوماسیون اداری اعلام می نماید و نامه را به کاربر ارجاع می دهد، کاربر نیزمتن گواهی اشتغال به تحصیل را تایپ نموده وآن را مجدد برای رئیس دانشگاه جهت تأیید نهایی و امضاء ارسال می نماید و پس از تأیید نامه توسط رئیس کاربر نامه را از طریق اتوماسیون اداری ثبت اندیکاتور نموده و اصل نامه را با مهر دانشگاه به دانشجو تحویل می نماید . که این روش می تواند در سایر کارهای مربوط به دانشجویان از قبیل ( انتخاب واحد و ........ نیز کاربرد داشته باشد.)
مشکل:
در اینجا به تعدادی از مشکلات پیش آمده در اتوماسیون اداری اشاره می نمائیم:
1- قطع بودن سایت اتوماسیون اداری: برنامه اتوماسیون اداری دارای یکIP آدرس در سایت می باشدکه درزمان قطع بودن این سایت همانند سایر سایت های اینترنتی دیگر ارتباط قطع می گردد و تا زمان وصل مجدد سایت امکان استفاده از سیستم مقدور نمی باشد.
(تأثیر: این مشکل در راکد شدن امور جاری روزمره تا وصل مجدد سایت می باشد)
2- قطع بودن رابطه بین سرور و سایر سیستم ها: در صورت عدم ارتباط بین دو سیستم یا چند سیستم ،نمی توان نامه ها و مکاتبات را ارجاع، بررسی ، پی گیری و........... نمود.
( تأثیر: این مشکل در زمان تأیید شدن نامه و نیز رابطه بین دو یا چند سیستم می باشد)
3- عدم حضور کاربر امضاء و تأیید کننده در بعضی از موارد: در این مورد چون کاربر مورد نظر در محل کار حضور ندارد و نیز کاربری دیگری نمی تواند به کارتابل رئیس و یا آن کاربر دسترسی داشته باشد ، لذا نامه تا حضور رئیس و تأیید ایشان در کارتابل می ماند و این امر باعث کندی کارمی گردد.
( تأثیر: این مشکل درمعطل شدن ارباب رجوع و کندی کار می باشد)
موقعیت محصول:
امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمانها و موسسات با استفاده از سيستم‌هاي مطلوب ارتباطات و مكاتبات به كلي متحول شده است و فرآيندهاي كند و زمانبر اداري ديگر پذيرفتني نيستند. به همين جهت است كه هم‌اكنون مديران موفق، به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبري خود بسيار بها مي‌دهند و مي‌كوشند به هر ترتيب، راهكارهاي كارآمدي را براي صرفه‌جويي زمان و كارايي روش‌ها در سازمان خود بيابند.این طرح را می توان درکلیه ادارات و ارگانها اعم از دانشگاهها ، موسسات دولتی ، سازمانها،شرکتهاو سایر ادارات اجرا نمود. امروزه برای جوابگويی به نيازهای پيچيده سازمانها ساختارهای خاصی بوجود آمده است. به علت گستردگی نيازهای مشتريان ممکن است ساختارهای بسيار متفاوتی از نظر سخت‌افزاری بسته به نياز مشتری پيشنهاد شود. اما به طور كلي به منظور پاسخگويي به نياز مشتريان و بازاریابی این محصول ميتوان ویژگی های زير را مد نظر قرار داد:
· آشنايی کاربران با گردش مکاتبات اداری
· آشنايی کلی با رايانه و نحوه کاربری آن
· آشنايی با مرورگر وب و نحوه استفاده از آن
- آشنايی کلی با internet و web Applicationها
· در مورد سازمانهای کوچک تا متوسط دو دستگاه رايانه يکی برای بانک اطلاعاتی و ديگری برای application server لازم است. نوع سرورها و تعداد client بر اساس نياز مشتری تعيين می‌شود. از نظر نرم‌افزاری به يک سيستم عامل مانند Windows و يا Linux نياز مي‌باشد.
· در مورد سازمانهای بزرگ بسته به بزرگی سازمان می‌توان سرورهاي متعددي را به كار گرفت و يا از روش‌هاي clustering استفاده نمود.
توصیف افراد و کاربردها
آمار بازار:
- با توجه به مشکلات ذیل در مکاتبات اداری ، بدیهی است که تمامی ارگانها، سازمانها، دانشگاهها و ادارات دولتی و خصوصی از پیاده سازی این برنامه اتوماسیون اداری درسازمان و یا اداره خود استقبال می نمایند و آماراستفاده از این طرح از درصد بالایی(حداکثر90 درصد) برخوردار است و مقدار 10 درصد باقی مانده به علت عدم اطلاع کافی از این سیستم می باشد.
خلاصه افراد مرتبط:
|
ردیف |
نام |
نماینده ( پست سازمانی) |
مسئولیت |
|
1 |
رئیس سازمان |
سازمان |
تأیید کننده مکاتبات و تصمیمات سازمان |
|
2 |
معاون سازمان |
رئیس سازمان |
تأیید کننده مکاتبات (در صورت ماموریت رئیس سازمان) |
|
3 |
امور اداری |
امور اداری سازمان |
بررسی کننده و پی گیری اموراداری |
|
4 |
امور مالی |
امور مالی سازمان |
پرداخت کننده اسناد مالی |
|
5 |
دبیرخانه |
امور اداری سازمان |
تایپ و ثبت نامه های وارده و صادره |
|
6 |
بایگانی |
امور اداری سازمان |
بایگانی کلیه مکاتبات یک سازمان |
|
7 |
دفتر فنی |
پشتیبانی از اتوماسیون سازمان |
پشتیبانی و رفع ایرادات سیستم اتوماسیون اداری |
خلاصه کاربر:
در این برنامه رئیس سازمان ، معاون سازمان ، امور اداری ، امور مالی، دبیرخانه، بایگانی، دفتر فنی وکلیه کارکنان اداری با سیستم ما در ارتباط هستند.وهمه این افراد می توانند از این سیستم استفاده نمایند به طوری که هر شخص دارای یک پست سازمانی تعریف شده می باشد که با توجه به پست شخص در حکم حقوقی ، در اتوماسیون اداری نیز شخص با همان پست، شناسایی می گردد. به طوری که به عنوان مثال: در صورتی که بخواهیم یک نامه را به کاربری دیگر ارجاع دهیم می بایستی پس ازوارد نمودن رمز عبورو باز نمودن صفحه اصلی اتوماسیون مربوط به خود، نامه را درقسمت متن و نام آن کاربررا در قسمت گیرنده نامه درج نموده و سپس بر روی آیکن ارسال نامه( ارجاع) کلیک نماییم، که نامه از طریق اتوماسیون به آن کاربر انتقال یابد و شخص بتواند نامه را در کارتابل خود ودر قسمت نامه های رسیده ببیند.اگر شخصی بخواهد به نامه های شما دسترسی داشته باشد یا باید از طریق مسئول پشتیبانی این برنامه با هماهنگی اقدام نماید و یا نام و رمز عبورشما را بداند که بتواند به صفحه کارتابل نامه های شما دسترسی پیدا کند ، در غیر این صورت امکان دسترسی به کارتابل شما و یا اشخاص دیگر سازمان امکان پذیر نمی باشدو این بدلیل وجود برنامه امنیتی این سیستم می باشد.
به جايگاه افراد در سازمان كه نشان دهنده وظايف و اختيارات آنها نيز هست،پست سازماني گفته ميشود.
مورد استفاده:
براي معرفي جايگاه پرسنل در سازمان استفاده ميشود.
افرادي كه داراي پست سازماني هستند پرسنل يك شركت ناميده مي‌شوند.
مورد استفاده:
براي انتصاب افراد به پست‌هايشان در سازمان استفاده
محیط کاربر:
در صورتی که شخص بخواهد می تواند قسمتی بنام( یادآوری اطلاعات کارتابل) را دراین برنامه فعال نماید که در مدت زمانی طولانی بتواند ازسیستم اتوماسیون اداری استفاده نماید.
ولی در این برنامه نیز می توان قسمت مذکور را غیر فعال نمود که اگر در آن مدت زمان شخص از سیستم استفاده ننماید ، به صورت خودکار بعد از چند دقیقه ،برنامه در هر صفحه ای که باشد قفل گرددومزیت این حالت به طوری است که اگر کارتابل شخص باز باشد و شخصی دیگر بخواهد بدون اجازه به نامه ها دسترسی پیدا نماید، سیستم به صورت خودکار مجدد تقاضای نام و کلمه عبور می نماید که این خود باعث جلوگیری از ورود افرار به حریم سیستم اتوماسیون اشخاص در یک سازمان می باشد.
وضعیت افراد:
اشخاص
افرادي را كه در سازمان كار مي‌كنند يا طرف مكاتبه هستند بايد تحت عنوان اشخاص معرفي كرد.
· عضويت در موسسات
اشخاص را ميتوان به موسساتي كه مربوط به آنها است ارتباط داد.
· فعال
فعال بودن در سيستم به معناي آن است كه ميتوان در ثبت اطلاعات از نام اين شخص استفاده كرد.
شركتها، سازمانها، اداره‌ها و ... كه طرف مكاتبه هستند تحت عنوان موسسات معرفي مي‌شوند.
· اعضاء موسسه
موسسات را ميتوان به اشخاص مربوط به آنها ارتباط داد.
· فعال
فعال بودن در سيستم به معناي آن است كه ميتوان در ثبت اطلاعات از نام اين موسسه استفاده كرد.
مورد استفاده :
در مكاتبات به عنوان گيرنده يا فرستنده نامه استفاده ميشود.
عنوان براي اشخاص / موسسات طرف مكاتبه را مي توانيد در ليست عنوان اشخاص/موسسات تعريف كنيد.
مورد استفاده:
در تعريف اشخاص /موسسات استفاده ميشود.
هر کاربر نسبت به پست تعریف شده در همان مقطع کار مربوط به خود می تواند با سیستم اتوماسیون اداری به صورت روزمره کار نماید، (مثلا: امور اداری در کارهای امور اداری و امور مالی در کارهای امور مالی واشخاص دیگر نیز به همین صورت ...) ولی تنها رئیس سازمان با داشتن نام و کلمه عبورحق دسترسی به کارتابل کلیه اشخاص در یک سازمان را دارد.
شرح کلی محصول
ابعاد محصول:
امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمانها و موسسات با استفاده از سيستم‌هاي مطلوب ارتباطات و مكاتبات به كلي متحول شده است و فرآيندهاي كند و زمانبر اداري ديگر پذيرفتني نيستند. به همين جهت است كه هم‌اكنون مديران موفق، به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبري خود بسيار بها مي‌دهند و مي‌كوشند به هر ترتيب، راهكارهاي كارآمدي را براي صرفه‌جويي زمان و كارايي روش‌ها در سازمان خود بيابند.
محبوبيت نرم‌افزارهاي تحت وب بيشتر به جهت آن است كه ميتوان آنها را به سادگي از طريق يك مرورگر به كار گرفت و امكان به روزرساني و نگهداري آنها بدون نياز به نصب و ايجاد تغيير در صدها و يا هزاران client موجود وجود دارد. این سیستم با توجه به توضیحات مباحث قبل ،در یک وب سایت طراحی شده اجرا می شود و هیچ کونه وابستگی به سایت های دیگر ندارد و در مقایسه با سایر محصولات دارای برتری بیشتری می باشد.که قبلاً در قسمت 2-2- رفع مشکل توضیح داده شده است.
پیش فرض ها و وابستگی ها:
برنامه های این سیستم به شرح ذیل می باشد:
سيستم‌هاي تحت وب این برنامه :
نرم‌افزار تحت وب نرم‌افزاري است كه از طريق يك وب سرور بر روي يك شبكه داخلي و يا شبكه اينترنت قابل استفاده مي‌باشد. محبوبيت نرم‌افزارهاي تحت وب بيشتر به جهت آن است كه ميتوان آنها را به سادگي از طريق يك مرورگر به كار گرفت و امكان به روزرساني و نگهداري آنها بدون نياز به نصب و ايجاد تغيير در صدها و يا هزاران client موجود وجود دارد.
نيازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری:
امروزه برای جوابگويی به نيازهای پيچيده سازمانها ساختارهای خاصی بوجود آمده است. به علت گستردگی نيازهای مشتريان ممکن است ساختارهای بسيار متفاوتی از نظر سخت‌افزاری بسته به نياز مشتری پيشنهاد شود. اما به طور كلي به منظور پاسخگويي به نياز مشتريان ميتوان موارد زير را مد نظر قرار داد:
· در مورد سازمانهای کوچک تا متوسط دو دستگاه رايانه يکی برای بانک اطلاعاتی و ديگری برای application server لازم است. نوع سرورها و تعداد client بر اساس نياز مشتری تعيين می‌شود. از نظر نرم‌افزاری به يک سيستم عامل مانند Windows و يا Linux نياز مي‌باشد.
· در مورد سازمانهای بزرگ بسته به بزرگی سازمان می‌توان سرورهاي متعددي را به كار گرفت و يا از روش‌هاي clustering استفاده نمود.
امنيت در سيستم اتوماسيون اداری تحت وب:
امنيت در دو بخش ارتباط با وب و استفاده از سيستم مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
امنيت در برنامه‌هاي كاربردي وب:
منظور از برنامه كاربردي، برنامه كاربردي پايگاه داده، سرور وب و سرور email مي‌باشد.
دليل نياز به امنيت برنامه كاربردي تحت وب:
1- حفاظت از جامعيت داده‌هايي كه به يك وب سايت وارد ميشود، در آن وجود دارد و يا از آن بازيابي ميشود.
2- حفاظت از محرمانگي داده‌ها
3- ايجاد امكان authentication كاربران
4- فراهم كردن امكان موجود بودن (Availability) سيستم
همچنين سازمان بايد رويهاي براي جامعيت محتواي Email، Authentication فرستنده، بررسي تحويل، محرمانه بودن محتواي Email، نگهداري logها و محتواي Email و آگاه نمودن كاربران از اين رويهها ايجاد نمايد.
توليد و نگهداري مجموعه روال‌ها، طرح‌ها و سياست‌هاي امنيتي براي شناسايي كاربران، تصديق (Authentication) كاربران، مجاز نمودن (Authorization) و آگاه نمودن آنها از مجموعهي مذكور.
امنيت اطلاعات و امکانات در اين سيستم در سه سطح انجام شده است:
· شناسايي کاربران (Authentication)
· دسترسی در سطح امکانات (Authorization)
· دسترسی در سطح اقلام اطلاعاتی
قابلیت های محصول
قابلیت های محصول به شرح ذیل می باشد:
انواع مكاتبات رسمي در سيستم تحت عنوان نامه ثبت و نگهداري مي‌شوند
مكاتبات رسمي سازمان نامه ناميده مي‌شوند.
نامه صادره
كليه نامه‌هايي كه از شركت/موسسه ما براي ساير موسسات/اشخاص فرستاده ميشود،نامه صادره ناميده ميشود
نامه وارده
نامه‌هايي كه از ساير موسسات/اشخاص براي شركت/موسسه ما ارسال ميشود، نامه وارده ناميده ميشود.
نامه داخلي
نامه هايي كه بين افراد درون يك موسسه/شركت رد و بدل مي‌شوند، نامه داخلي ناميده مي‌شوند.
مورد استفاده:
براي ارتباط مكاتباتي با ساير موسسات يا افراد از نامهها استفاده ميشود.
افرادي در سازمان كه مجوز امضاء نامه را دارند، در اين فرم تعريف مي‌شوند.
مورد استفاده:
در نامههاي صادره و داخلي از امضاهاي تعريف شده استفاده ميشود.
ساختار نامه‌هايي كه در مكاتبات بيشتر استفاده مي‌شوند، تحت عنوان الگوي متن ميتوان تعريف كرد.
مورد استفاده:
براي ثبت متن نامهها، ميتوان از الگوهاي متن استفاده كرد.
فرآيند ارسال نامه براي گيرندگاني كه در نامه مشخص شده‌اند، است.
مورد استفاده:
به منظور ارسال نامهها براي گيرندگاني كه در مشخصات نامه
مشخص شده‌اند، ميتوان از توزيع نامه استفاده كرد.
ارسال يك نامه صادره، در جواب يك نامه وارده و يا دريافت يك نامه وارده، در جواب يك نامه صادره ثبت مقابل ناميده ميشود.
مورد استفاده:
براي ايجاد ارتباط بين نامهها ميتوان استفاده كرد.
گردش فيزيك نامه در سازمان را در بخش فيزيك نامه مشخص ميشود.
مورد استفاده:
در نامهها براي مشخص كردن گردش فيزيك نامه بكار مي‌رود و به يافتن فيزيك نامه نيز كمك مي‌كند.
انتقال كارها در سيستم اتوماسيون اداري كه توسط كاربران به يكديگر ارسال مي شود .اين كارها جنبه رسمي دارند و مي‌تواند فايل، نامه يا مدرك همراه داشته باشد.
مورد استفاده :
ابزاري براي گردش مكاتبات اداري در سازمان
o تعريف فهرستي از دبيرخانه‌هاي موجود در سازمان
o تعريف دفترهاي دبيرخانه‌ها و استفاده هر دبيرخانه از دفترهاي انديكاتور متعدد
o تعريف مخزن انديكاتور و ساختار انديكاتور بر اساس محدوده زماني
o امكان استفاده از كد واحد و نام اختصار آن، كد بايگاني و كد كلاسه پرونده بايگاني در ساختار انديكاتور
o استفاده از دفترهاي انديكاتور بر اساس نوع نامه، طبقهبندي اطلاعاتي نامه و زبان نامه
o امكان رزرو شماره انديكاتور
ويژگي امكان دبيرخانه
o مديريت ساده‌تر ثبت مكاتبات در سازمان‌هايي با دبيرخانه‌ها و دفترهاي متعدد
o تعريف بايگاني جاري، نيمه‌راكد و راكد
o بخش‌بندي هر بايگاني به پرونده‌ها به عنوان محل بايگاني نامه و همچنين طبقهبندي به عنوان بايگاني منطقي نامه (دسته‌بندي منطقي)
o امكان مشاهده نامههاي موجود در هر پرونده و طبقهبندي هر بايگاني و همچنين قرار دادن نامه در آنها
ويژگي بايگاني
o مشخص كردن بايگاني نامه و دسترسي كاربران به نامههاي موجود در بايگاني و پرونده بايگاني مشخص.
o تعريف انواع فوريت و طبقهبندي اطلاعاتي نامه و ارجاع و انواع الگوهاي از پيش تعريف شده نامه هاي سازماني
o تعريف ليست‌هاي توزيع براي گردش نامه و ارجاع
طبقهبندي اطلاعاتي
o تعريف طبقهبندي اطلاعاتي براي نامهها و ارجاع به عنوان مرجعي براي تعيين دسترسي كاربران به نامهها و ارجاع
o گروه‌بندي دريافت‌كنندگان نامههاي وارده به سازمان توسط ليست توزيع كه منجر به سهولت توزيع نامههاي وارده در سازمان‌هاي بزرگ و پيچيده‌اي كه داراي دبيرخانه‌هاي متعددي هستند، ميشود.
o امكان تعريف انواع سوابق نامه با توجه به روش‌هاي پايه موجود
o تعريف موضوع‌هاي پرتكرار نامه براي استفاده عمومي و همچنين تعريف موضوع‌هاي پرتكرار شخصي توسط تك تك كاربران
o تعريف كليد واژه‌ها به منظور دسته‌بندي كلي نامهها
o تعريف الگوهاي متن مورد استفاده در سازمان براي نامههاي صادره و داخلي
o تعريف روش‌هاي ارسال و دريافت نامهها بر اساس روش‌هاي پايه موجود در سيستم
ويژگي اطلاعات پايه نامه
o يكسان‌سازي موضوع نامههاي پرتكرار
o امكان جستجوي سطح بالايي از نامهها با استفاده از كليد واژه
o يكسان‌سازي فرمت‌هاي مورد استفاده براي نامههاي اداري
o تعريف موضوع‌هاي ارجاع پرتكرار در سازمان
o تعريف انواع الگوهاي گردش ارجاع و قواعد حاكم بر آنها بر اساس روش‌هاي سلسله‌مراتبي و همچنين همسطح و پايين و روش‌هاي مورد نظر هر سازمان
o تعريف انواع ارجاع بر اساس الگوهاي ارجاع
o تعريف وضعيت‌هاي ارجاع به منظور نمايش وضعيت كار انجام شده بر روي ارجاع
ويژگي اطلاعات پايه ارجاع
o يكسان‌سازي موضوع نامههاي پرتكرار
o امكان كنترل ارجاع‌ها بر اساس الگوها و قواعد گردش ارجاع
o امكان پيگيري وضعيت ارجاع فرستنده شده
ويژگي اطلاعات پايه گيشه
o تعريف مراكز پاسخگويي به ارباب رجوعان جهت پاسخگويي سريعتر
o تعريف گروه و فرمهاي خاص هر سازمان و تخصيص وضعيت به آنها
o تعريف انواع مدرك از نوع مدارك مورد استفاده در اتوماسيون و فرمهاي گيشه به همراه ويژگي‌هاي آنها
o امكان مشخص كردن يكي از ويژگي‌ها به عنوان پيش‌فرض جهت سهولت در دستيابي به اطلاعات آن
o امكان جستجو بر اساس ويژگي دلخواه
ويژگي امكان تعريف انواع مدرك
o امكان تعريف مدرك از انواع مختلف با توجه به نياز سازمان مشتري
o امكان نگهداري انواع اسناد بخشهاي مختلف سازمان به عنوان يك مرجع. انواع مدرك مانند نقشه، گزارش، اطلاعيه و غيره
o تعريف انواع آدرس‌ها به منظور سهولت در تعريف و دسته‌بندي انواع آدرس‌هاي اشخاص و موسسات
o تعريف انواع زبان مورد استفاده در ثبت نامهها و ساير اطلاعات سيستم
o هر كاربر مي‌تواند پست‌ها، واحدهاي سازماني و كاركناني را كه همواره با آنان در مكاتبه است را تعريف نمايد.
ويژگي كتابچه آدرس
o افزايش سرعت در ارسال ارجاع و سهولت در كاربري انتخاب دريافت‌كننده ارجاع در سازمانها، بدون درگير شدن در پيچيدگي و بزرگي ساختار سازماني
o امكان تغيير كلمه عبور شخصي
ويژگي تغيير كلمه عبور
o ايجاد امنيت بالاتر در دسترسي به سيستم با نام كاربري هر كاربر و همچنين انتخاب كلمه عبور دلخواه به منظور سهولت در يادآوري آن
o استفاده از سيستم اتوماسيون اداري با زمينه‌هاي گرافيكي متفاوت
ويژگي تغيير زمينه
ايجاد تنوع براي كاربران در استفاده از سيستم
محدودیت ها
هدف اين مستند ارائه يك ديد كامل از سيستم و همچنين اعلام دستاوردهايي است كه هر بخش از سيستم براي سازمان مشتري كه اغلب سازمان‌هايي بزرگ و پيچيده‌اند، به همراه دارد.
این مقدمه به عنوان يكي از مستندات سيستم اتوماسيون اداري با هدف انتقال مفاهيم تحليلي سيستم به كليه كاربران و كارشناساني كه به نوعي با سيستم ارتباط دارند ، به رشته تحرير در آمده است.مطالعه اين مستند به عنوان پيش نياز كليه مستندات سيستم اتوماسيون اداري تحت وب شما را در دريافت بهتر از مفاهيم تحليلي كاركرد سيستم ياري خواهد كرد.اگرچه اين مستند مي‌تواند در انتقال توانايي‌هاي عملكردي سيستم و ويژگي‌هاي آن به سازمان مشتري قبل و بعد از خريد سيستم اتوماسيون اداري كمك قابل توجهي كند.
نرم‌افزار اتوماسيون اداري ابزاري است كه به شايستگي مي‌تواند پاسخگوي بخشهاي عمده‌اي از اين نياز مديران باشد و با حذف كاغذ از سازوكار اداري، زمينه صرفه‌جويي در زمان و بر طرف كردن مشكلات ناشي از به كارگيري شيوه‌هاي قديمي نظام اداري در سازمانها را فراهم آورد.
دامنه های کیفیت
این سیستم دارای کیفیت های مطلوبی است که یک نمونه آن به شرح ذیل می باشد:
حقوق دسترسي
براي تعريف دسترسي كاربران به منابع مختلف سيستم از اين بخش استفاده ميشود.
مورد استفاده:
براي اعمال محدوديت در كليه فرمهاي سيستم بر اساس نام كاربري كه به سيستم وارد شده است.
براي تعريف نام كاربري براي استفاده كنندگان از سيستم و تعيين كلمه عبور براي آنها از اين بخش استفاده ميشود.
موارد استفاده :
1- انتساب كاربر به گروه‌هاي كاربري
2- ورود به سيستم با استفاده از نام كاربري و كلمه عبور
3- تغيير نام كاربري و كلمه عبور
4- فعال و غير فعال كردن كاربران سيستم
5- تعريف دسترسي براي استفاده كنندگان سيستم براساس نام كاربري
براي تعريف گروه‌هاي كاربران سيستم از اين بخش استفاده ميشود.
موارد استفاده :
1- انتساب كاربر به گروه‌هاي كاربري
2- تعريف دسترسي به گروه كاربران
اولویت ها
در سیستم اتوماسیون اداری بخش های زیادی ( اعم از نامه های وارده و صادره ، کارتابل ، پرونده های کارتابل، پرونده های شخصی ، مدیریت پرونده های کارتابل، دورنویس و ...) وجود دارد که مهمترین اولویت آنها عبارت است ثبت و بایگانی نامه های وارده و صادره که به صورت روزمره با آنها کار داریم به عنوان مثال: ثبت و بایگانی نامه های رسیده از سایر ادارات و ارجاع نامه جهت مشاهده رئیس سازمان و نیز تنظیم جوابیه نامه های رسیده و گرفتن تأییدیه نامه ها از رئیس سازمان و ارسال جوابیه نامه به آن اداره است.
انتظارات خاص از محصول
شامل موارد ذیل می باشد
بخش اول ( استانداردها):
نرم‌افزار تحت وب از طريق يك وب سرور بر روي يك شبكه داخلي و يا شبكه اينترنت قابل استفاده مي‌باشد. محبوبيت نرم‌افزارهاي تحت وب بيشتر به جهت آن است كه ميتوان آنها را به سادگي از طريق يك مرورگر به كار گرفت و امكان به روزرساني و نگهداري آنها بدون نياز به نصب و ايجاد تغيير در صدها و يا هزاران client موجود وجود دارد.
· استفاده از طريق Intranet: به اين شکل که سرورها وclient ها از طريق LAN و يا WAN ارتباط دارند ولی سرورها به Internet متصل نيستند و استفاده کاربران محدود به همين شبکه است. چنين ساختاری در مقايسه با Client-Server هزينه نگهداری کمتر و کارايی بيشتری دارد مشروط بر آنکه تعداد client قابل توجه باشد.
· استفاده از طريق Internet: به اين شکل که web server به intranet متصل می‌شود و امکان استفاده کاربران را از هر نقطه دنيا فراهم می‌نمايد. به طور فيزيکی سرورها می‌توانند داخل و يا خارج کشور host شوند.
بخش دوم ( نیازهای سیستمی):
نيازهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری:
امروزه برای جوابگويی به نيازهای پيچيده سازمانها ساختارهای خاصی بوجود آمده است. به علت گستردگی نيازهای مشتريان ممکن است ساختارهای بسيار متفاوتی از نظر سخت‌افزاری بسته به نياز مشتری پيشنهاد شود. اما به طور كلي به منظور پاسخگويي به نياز مشتريان ميتوان موارد زير را مد نظر قرار داد:
· در مورد سازمانهای کوچک تا متوسط دو دستگاه رايانه يکی برای بانک اطلاعاتی و ديگری برای application server لازم است. نوع سرورها و تعداد client بر اساس نياز مشتری تعيين می‌شود. از نظر نرم‌افزاری به يک سيستم عامل مانند Windows و يا Linux نياز مي‌باشد.
· در مورد سازمانهای بزرگ بسته به بزرگی سازمان می‌توان سرورهاي متعددي را به كار گرفت و يا از روش‌هاي clustering استفاده نمود.
متدولوژی, ابزار و محيط‌های توليد:
· متدولوژي: Rational Unified Process
· ابزار تحليل و طراحی و مديريت پيکربندی: Rational Suite
· تکنولوژی توليد نرم‌افزار: J2EE. از ويژگي‌هاي اين تكنولوژي ميتوان به مقياس‌پذير شدن محصول و استقلال از محيط اجراي برنامه اشاره كرد.
· بانک اطلاعاتي: Oracle 9i كه قابليت پشتيباني حجم بزرگ اطلاعات سازمان‌هاي دولتي را داراست.
· سرويس‌دهنده برنامه کاربردي (APPLICATION SERVER): WebLogic
· سيستم عامل سرور:,Windows(Advance Server 2000,2003 )
Linux(RedHat9)